"A civilização avança ao ampliar o número de operações importantes que podemos executar sem pensar nelas." Alfred North Whitehead, em Introdução à Matemática (1911)

Repara numa coisa: toda vez que você abre um chat com alguma IA, você está falando com “alguém” que nunca leu um documento da sua empresa, não sabe como o seu time chama as coisas e não conhece o seu cliente nem as regras da sua área. É um estagiário brilhante de memória curta: sabe de tudo no geral e nada do seu trabalho em particular. Por isso a resposta tende a sempre vir com um contexto genérico, e você gasta metade do tempo recontando o contexto do zero, conversa após conversa.

Semana passada, no #01, a gente montou o POPAF, a forminha que estrutura o pedido. E aposto que você bateu numa chatice: os campos Persona, Público e Atributos são quase os mesmos toda santa vez. Você recola “atue como um analista da minha área, o público é a diretoria, o tom é esse” em cada chat novo. Essa semana a gente evolui isso. Em vez de sempre repetir o contexto, você ensina ele uma vez e a IA passa a lembrar.

O que é um assistente

Uma definição que a gente usa aqui no LAB1095 e que evita confusão: um assistente responde a uma tarefa pontual e é disparado por um comando seu. Ele cobre uma função específica da sua área, não a área inteira.

Essa distinção é o pulo do gato. Pega o RH, por exemplo: é uma área que faz muita coisa, abrir vaga, revisar currículo, preparar entrevista, dar feedback, etc. Um assistente cobre uma dessas funções, digamos a revisão de currículo, no jeito exato que a sua empresa avalia candidato. Precisa das outras? Você pode montar assistentes específicos pra cada função específica.

Praticamente toda plataforma de IA hoje deixa você criar esse assistente fixo, montado com dois ingredientes:

• Instruções permanentes: quem ele é, pra quem escreve, o que sempre faz e o que nunca faz. É o teu POPAF da semana passada (caso não tenha visto, volte na edição anterior e aprenda o POPAF), só que gravado de vez, valendo pra toda conversa.

• Uma base de conhecimento: os documentos que você sobe uma vez (o glossário da sua área, um exemplo de trabalho bem-feito, a política que não pode furar, o histórico) e que o assistente passa a consultar sozinho, sempre.

Configurou uma vez, e o assistente fica de pé. E aqui está o efeito mais bonito: ele esconde o POPAF. Em vez de reescrever a forminha a cada conversa, você grava ela uma vez dentro dele e some com ela da sua frente. Você já parte do ponto em que o pedido está montado.

Volta no RH. Antes, toda vez você escrevia o POPAF inteiro e anexava o currículo do candidato. Com o assistente de revisão de currículo pronto, você só anexa o currículo. Não precisa dizer mais nada, ele já sabe o resto. Amanhã, se a tarefa for outra, você troca de assistente, cada um com o seu POPAF guardado dentro.

O nome muda conforme a ferramenta, a ideia é a mesma:

• No ChatGPT chama GPT (o “GPT customizado”).

• No Claude chama Projeto.

• No Gemini chama Gem.

• No Microsoft Copilot você monta um agente pelo Agent Builder, dentro do Microsoft 365.

E tem um efeito colateral interessante nisso: a maior parte do que te faz bom no seu trabalho você nunca escreveu em lugar nenhum, mora na sua cabeça como intuição. Montar o assistente te obriga a botar isso no papel pela primeira vez: o que faz uma proposta sua ser boa, o que você nunca promete a um cliente. Você calibra a IA e, de quebra, organiza o teu próprio método.

Cinco exemplos, um por função

Pra clarear, cinco áreas que quase toda empresa tem, e um assistente de exemplo pra cada. Repara no padrão: cada um cobre uma função, e você aciona ele só soltando o material, sem reescrever o pedido.

• RH · revisão de currículo. Você solta o PDF do candidato, ele devolve o match com a vaga e um roteiro de perguntas pra entrevista.

• Marketing · case em post. Você cola o relatório do projeto, ele devolve o rascunho no tom da marca.

• Financeiro · comentário executivo. Você sobe a planilha do mês, ele devolve o resumo no tom que a diretoria lê.

• Comercial · follow-up de reunião. Você cola a ata, ele devolve o e-mail que já puxa o próximo passo.

• Atendimento · reclamação recorrente. Você cola a mensagem do cliente, ele devolve a resposta padrão, com empatia e sem virar robô.

Escolhe a que mais parece a tua e guarda ela: é com uma dessas que você vai rodar o experimento.

O experimento da semana 🧪

O assistente você monta em minutos. O que faz ele ficar bom é a calibragem, e isso vem de usar numa tarefa real e corrigir. Então o experimento da semana é esse: montar um assistente pra uma tarefa que você repete, afina ele no uso, e quando estiver rodando, monta outro pra outra tarefa.

São três passos curtos, e você roda o ciclo quantas vezes quiser durante a semana.

Passo 1 · Escolha a tarefa e junta o material
Pegue uma tarefa da sua área que você repete e que sempre precisa do mesmo contexto. Pode ser montar uma proposta comercial, fazer análise de NPS, responder uma dúvida recorrente de cliente, escrever um post no tom da marca, revisar um contrato com o olhar da sua política. Junta num lugar só duas coisas: o POPAF dela (persona, público, atributos, formato) e dois ou três documentos que definem o “certo” da sua área (um exemplo de trabalho que ficou bom, um glossário dos seus termos, a regra que não pode ser furada).

Passo 2 · Crie o assistente
Abra a área de assistentes do teu chat (GPT no ChatGPT, Projeto no Claude, Gem no Gemini, Agent Builder no Copilot) e dá um nome pra ele. No campo de instruções, cola o POPAF como regra permanente: quem ele é, pra quem escreve, o que sempre faz, o que nunca faz. Depois suba os documentos na base de conhecimento. Salve, e pronto: o contexto que você recolava toda vez agora mora dentro dele.

Passo 3 · Teste, corrija, e ele aprende
Roda uma tarefa de verdade e olha o resultado com olho crítico. Ele usou um termo que na sua área significa outra coisa? Ignorou uma regra que você nunca fura? Aqui vai o pulo do gato: não corrige na conversa. Volte nas instruções do assistente e conserte lá (por exemplo: “nunca prometa prazo sem confirmar com operações” ou “sempre abre pela dor do cliente, nunca pelo preço”). Rode de novo. Cada correção que você grava nas instruções é uma que você não faz nunca mais.

Deu certo? Rode o ciclo de novo com outra tarefa.
Um assistente pro follow-up comercial hoje, um pra revisar contrato amanhã, e assim o teu time de assistentes vai crescendo e você vai ganhando tempo na sua semana.

O próximo passo

Repara no tamanho da virada: você saiu de pedir pra IA e entrou em configurar a IA. No #01 você remontava a forminha a cada conversa. Agora ela mora no assistente, e você só usa. O assistente é uma camada dessa história. Adiante nos experimentos entram as automações e os agentes, que dão conta de outros pedaços do trabalho, cada um no seu experimento. Por ora, o jogo é ter assistentes que falam a língua exata do seu dia a dia.

Pra se aprofundar

Quatro guias oficiais, um por ferramenta, pra montar o seu assistente.

• ChatGPT · como criar um GPT. O passo a passo da OpenAI pra montar e editar um GPT customizado (instruções + arquivos). Vale pra quem tem plano pago: https://help.openai.com/en/articles/8554397-creating-and-editing-gpts

• Claude · como criar um Projeto. O guia da Anthropic pra criar e gerenciar Projetos, com instruções e base de conhecimento. Funciona até na conta grátis (limite de cinco): https://support.claude.com/en/articles/9519177-how-can-i-create-and-manage-projects

• Gemini · como começar com Gems. O guia do Google pra criar um Gem, seu especialista customizado com instruções e arquivos de contexto: https://support.google.com/gemini/answer/15236321

• Microsoft Copilot · como criar um agente. O guia da Microsoft pra montar seu agente no Agent Builder do Microsoft 365 Copilot (instruções + fontes de conhecimento): https://support.microsoft.com/en-us/microsoft-365-copilot/build-your-own-agent-with-microsoft-365-copilot

Bora testar

Toda segunda, um experimento pequeno o bastante pra caber na sua semana e concreto o bastante pra você sentir o resultado. Essa semana você para de ser o memorizador de contexto da IA e passa a ser quem configura ela.

Então monta o seu assistente e me conta: de que área ele é, e qual foi a primeira correção que você gravou nas instruções? Responde esse e-mail, eu leio todas de verdade. E se você conhece alguém que reexplica o mesmo contexto pra IA toda vez, encaminha pra essa pessoa.

Até segunda!
o LAB1095.

“A formulação de um problema é, muitas vezes, mais essencial que a sua solução.” Albert Einstein, em A Evolução da Física (com Leopold Infeld)

Repara se você faz assim: abre o chat de alguma IA, joga uma frase curta e espera a resposta cair pronta, igual quando digita no Google. Ou então despeja um monte de informação desorganizada de uma vez, sem estrutura nenhuma. Nos dois casos vem o mesmo tipo de resposta: morna, genérica, que você acaba reescrevendo três vezes.

Essa semana a gente troca esse hábito por um método: toda vez que você for escrever um prompt, em vez de jogar a frase solta, você para dois minutos e estrutura o teu pensamento antes. O nome disso aqui no LAB é POPAF, e você pode aprender hoje e usar pra sempre.

O que é o POPAF

A IA responde exatamente no nível do que você pede. Quem já programou conhece a regra mais velha da profissão: instrução vaga gera resultado vago. Escrever pra IA é a mesma coisa, e a boa notícia é que dá pra fazer isso com método.

O POPAF é a forminha que tira a vagueza do seu pedido. São cinco campos que você preenche antes de apertar enter:

• P · Persona: quem a IA é nessa tarefa. Um redator publicitário? Um analista financeiro cético? Um advogado que caça risco em contrato?

• O · Objetivo: o que você quer no fim, em uma frase.

• P · Público: pra quem aquilo é. Escrever pro CEO ou pro estagiário muda tudo.

• A · Atributos: o tom, o tamanho, as regras. O que incluir, o que cortar, o que nunca fazer.

• F · Formato: como a resposta vem. Lista? Tabela? E-mail pronto pra copiar?

Pra ficar fácil de lembrar, a gente apelidou ele de Marinheiro POPAF, numa brincadeira com o Popeye, o marinheiro do desenho (é a semelhança das palavras). E o jeito de lembrar cai bem: o Popeye come espinafre e fica forte na hora. Você preenche os cinco campos e o teu pedido fica forte na hora.

Como fica na prática

Peguei uma tarefa que quase todo mundo faz: o e-mail de follow-up depois de uma reunião.

O pedido de sempre:

A IA devolve um texto genérico, cheio de “espero que esteja bem” e “fico à disposição”, que você reescreve inteiro.

O mesmo pedido, na forminha do POPAF:

Roda esse e o texto sai no ponto já na primeira. E como ficou estruturado, ele vira base: na semana seguinte você troca duas linhas (o nome, o assunto da vez) e usa de novo.

Por que escrever com # e traços? Por dois motivos. O primeiro é que a IA lê uma estrutura limpa muito melhor que um parágrafo corrido: fica claro pra ela o que é papel, o que é objetivo, o que é regra. O segundo, e o que mais importa, é que preencher a forminha organiza a sua cabeça. Você só descobre que não sabia bem o que queria na hora de escrever o Objetivo em uma frase só.

O pulo do gato: antes de abrir o Claude, o ChatGPT, o Gemini ou o Copilot, abre uma folha em branco no Word (ou onde você escreve). Preenche a forminha ali primeiro. Começa pela Persona. Se travar, começa pelo Objetivo, e o resto vem atrás. Só leva pro chat depois de preenchida. Esse minutinho na folha em branco é o que separa o pedido vago do pedido que acerta.

Onde isso cabe no seu trabalho

O bonito do POPAF é que ele senta em qualquer mesa. Muda o conteúdo dos cinco campos, a estrutura continua a mesma. Alguns caminhos:

• Vendas: um follow-up que já puxa o próximo passo, ou uma proposta que abre pelo problema do cliente em vez de listar preço.

• Marketing: transformar um case num post que soa como a sua marca, ou virar um briefing solto num roteiro de campanha.

• Gente e Gestão: escrever uma descrição de vaga honesta, ou estruturar um feedback difícil sem soar frio.

• Jurídico: resumir um contrato com a persona de um advogado cético, que aponta as cláusulas de risco antes de você encarar as oitenta páginas.

• Financeiro: virar as linhas de uma planilha num comentário executivo, no tom que a diretoria lê.

• Operações: transformar uma reunião gravada numa ata com responsáveis e prazos.

• Atendimento: padronizar a resposta a uma reclamação recorrente mantendo a empatia, sem virar robô de FAQ.

E repara especialmente no campo Formato, que é o que mais muda a cara do que volta. O mesmo conteúdo pode sair como:

• um texto pronto pra usar (e-mail, post, resumo)

• uma tabela comparando opções

• uma planilha com as colunas que você definir

• um roteiro de vídeo com falas e cortes

• até uma imagem, se você quiser criar uma

Pega uma dessas ideias e mira numa tarefa de verdade do teu dia. É com ela que você vai rodar o experimento da semana.

O experimento da semana 🧪

A forminha do POPAF você aprende em minutos. O que vale ouro é o hábito. Então o desafio dessa semana é um só: todo prompt que você escrever, escreve na forminha. São três passos curtos, e você faz no teu ritmo. Não precisa separar um dia pra cada um: se der, roda os três numa sentada; se preferir, espalha pela semana. O que pega é a frequência, quanto mais você repete, mais natural fica.

Antes de começar, escolhe uma tarefa real do teu dia, dessas que você já faz (ou já tentou fazer) com IA, de preferência uma que se repete. Quanto mais real a tarefa, mais o hábito cola no teu dia a dia.

Passo 1 · Monta a tua primeira forminha
Pega essa tarefa e escreve o POPAF dela em Markdown numa folha em branco, igual ao exemplo lá de cima. Leva pro chat e roda. Depois escreve o mesmo pedido do jeito vago de sempre e põe os dois lado a lado. Você vê, no mesmo minuto, o tamanho da diferença.

Passo 2 · Mexe nos campos e vê o que muda
Com a base de pé, brinca com os campos que mais movem o resultado. Roda a mesma tarefa trocando a Persona (um “jornalista econômico” e depois um “vendedor animado”, por exemplo) e repara como a resposta muda de planeta. Em seguida aperta o Formato e os Atributos: pede o formato exato que você quer (uma tabela? uma planilha? um e-mail pronto?) e as regras claras (o tamanho, o tom, o que cortar). A Persona é o campo que mais move o resultado, e o Formato é o que mais muda a cara do que volta.

Passo 3 · Encadeia, quando a tarefa é grande
Tem tarefa grande demais pra um pedido só. Em vez de pedir tudo de uma vez, você faz uma sequência: uma forminha puxa a próxima. Pra virar uma reunião em e-mail, por exemplo:

• “extrai os pontos decididos dessa transcrição.”

• “com esses pontos, escreve a ata com responsáveis e prazos.”

• “resume essa ata num e-mail curto pro time.” Cada passo faz uma coisa bem feita, e a saída de um vira a entrada do outro. Isso chama sequência de prompts (ou prompt chaining), e é o que destrava as tarefas mais complexas.

No fim da semana, olha os POPAFs que você montou e vê o que mais funcionou. Vale anotar os teus melhores num documento à parte, pra não recomeçar do zero quando a tarefa voltar. E se for daquelas que você repete o tempo todo, guarda a ideia no bolso: dá pra montar um assistente que já nasce com esse POPAF dentro, e aí você nem reescreve mais. Isso é papo pra um outro experimento lá na frente.

Você sai da semana com um hábito novo: parou de jogar frase solta no chat e passou a estruturar o pensamento antes de pedir.

O próximo passo

Esse é o experimento nº1 do Experimenta AI, e a cada semana você recebe um novo. Quando montar um bom POPAF já for automático pra você, o próximo passo aparece sozinho: pras tarefas que você repete o tempo todo, dá pra criar um assistente que já nasce com o POPAF dentro. Você para de reescrever a forminha, é só usar. Mas a gente monta isso mais pra frente! Por ora, o jogo é um só: todo prompt da semana, estruturado.

🎬 O POPAF em um minuto (com o Du Maneira)

Se quiser ver a forminha montada ao vivo, o Du gravou esse POPAF na prática, no exemplo de um cardápio. A maioria das pessoas pede só “crie um cardápio de uma semana” e recebe algo genérico. Com Persona (um nutricionista), Público (um atleta olímpico), Atributos (ganho de massa e receitas simples) e Formato (uma tabela com emojis), o resultado sobe de patamar. Dá play e você mata a diferença em um minuto:

Reels do POPAF, com o Du

Saiba mais

Alguns links pra quem quer ir além essa semana. Nenhum é obrigatório pra fazer o experimento.

• O básico do Markdown: a marcação que deixa qualquer prompt mais claro pra IA (# pra título, - pra lista). Aprende em poucos minutos: https://programminghistorian.org/pt/licoes/introducao-ao-markdown

• Um cantinho pros seus melhores prompts: se um POPAF começar a se repetir, vale anotar num doc simples. Sem virar coleção, porque o que fica de valioso é o hábito de estruturar o pedido, muito mais que o acervo em si.

• Descubra seu nível de fluência em IA: nosso Diagnóstico de Maturidade te mostra onde você está.

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  Bora testar

  A promessa dessa newsletter é simples: toda segunda, um experimento pequeno o bastante pra caber na sua semana e concreto o bastante pra você sentir o resultado na sexta. Sem teoria solta, sem “no futuro a IA vai”. Você faz, e vê funcionar.

  
  Então roda o experimento e me conta aí: onde o POPAF mais te ajudou essa semana? Responde esse e-mail, eu leio todas de verdade. E se você conhece alguém que ainda usa a IA como um Google, encaminha pra essa pessoa.

  
  Até segunda!
  o LAB1095.